Hỏi nhanh, đáp thật
Năm câu hỏi chúng tôi nghe nhiều nhất từ các xưởng — trả lời bằng kinh nghiệm in thật, quét thật, hỏng thật.
Nên chọn khổ tem nào?
Chọn theo cái máy in đang đứng trong xưởng, đừng chọn theo sở thích. Có máy in tem nhiệt (loại hay thấy ở quầy thu ngân)? Dùng cuộn 50×30mm — nhanh nhất, rẻ nhất, không phải cắt. Chỉ có máy in laser văn phòng? Khổ A4 70×37mm in ra 24 tem mỗi trang, hoặc mua sẵn giấy decal A4 65 tem ở tiệm văn phòng phẩm rồi bóc dán như sticker.
Ràng buộc duy nhất là độ dài mã. Mã vạch tuyến tính chiếm chỗ theo số ký tự — tem nhỏ mà mã dài là in ra đẹp nhưng máy quét lắc đầu:
| Mã của bạn dài | Dùng khổ | Lý do |
|---|
| ≤ 8 ký tự | A4 65 tem (38,1×21,2mm) | Tem nhỏ nhất, tiết kiệm giấy nhất |
| ≤ 11 ký tự | Cuộn 50×30mm hoặc A4 40 tem | Vừa khít cả QR lẫn mã vạch |
| 12–15 ký tự | A4 70×37mm | Cần vùng mã vạch rộng ~50mm |
| Trên 15 ký tự | Khổ nào cũng được — nhưng chỉ QR | QR không sợ mã dài, mã vạch thì có |
Vì sao tem in ra không quét được?
Chín trên mười lần, thủ phạm không phải máy quét — là cái tem. Và thường vì một trong ba lý do này:
Mã quá dài so với khổ tem. Code128 có công thức cứng: rộng (mm) ≈ (11 × số ký tự + 35) × 0,25. Mã 15 ký tự cần ~50mm — ép vào tem 50×30mm là các vạch mỏng dính vào nhau, nhìn bằng mắt vẫn thấy “có vạch, có vẻ ổn”, nhưng máy quét thì chịu. Công cụ này chặn lỗi đó từ trước khi bạn bấm in.
Thiếu vùng trắng hai bên. Máy quét cần một khoảng trống sạch ở hai đầu mã để biết đâu là điểm bắt đầu và kết thúc. Dán tem sát mép hộp, hay in mã vạch sát viền tem — coi như vứt.
In mờ. Mực gần hết, máy in cũ, chọn chế độ in nháp — các vạch nhoè vào nhau là hết đọc. Với QR, in nhỏ dưới ~10mm cũng khiến điện thoại lấy nét mãi không xong.
QR hay mã vạch — chọn loại nào?
Nhìn vào cái máy quét đang cầm trên tay, câu trả lời nằm ở đó:
| Thiết bị của bạn | Đọc QR | Đọc mã vạch |
|---|
| Camera điện thoại | ✓ | ✓ (cần app hỗ trợ) |
| Máy quét laser 1D (loại rẻ, phổ biến nhất) | ✕ | ✓ |
| Máy quét ảnh 2D | ✓ | ✓ |
Đang dùng máy quét 1D cầm tay giá vài trăm nghìn? Bắt buộc phải có mã vạch — chỉ in QR là máy đứng hình. Còn nếu chưa chắc sau này dùng thiết bị gì: in cả hai. Tốn thêm vài milimét trên tem, đổi lại không bao giờ phải in lại cả lô.
Chuẩn bị file Excel thế nào cho gọn?
Gần như không cần chuẩn bị gì — công cụ tự đoán cột theo tiêu đề, hiểu cả có dấu lẫn không dấu. Đặt tên cột kiểu Mã, SKU, Tên sản phẩm, Số lượng là đoán trúng ngay từ phát đầu. Đoán sai? Sửa bằng một cú click, không phải mở lại Excel.
Mẹo đáng tiền nhất: cột Số lượng chính là số tem in ra cho dòng đó. Dòng STE-001 · 50 cho ra 50 tem giống hệt nhau — không cần dán dòng đó 50 lần trong file như thời đồ đá.
Và file bẩn không sao cả: dòng thiếu mã, mã chứa ký tự lạ, số lượng ghi nhầm chữ — công cụ bỏ qua đúng dòng đó, in hết phần còn lại, và liệt kê rõ dòng nào bị bỏ để bạn sửa sau.
Tem nhiệt kỵ nóng — chuyện ít trang nào nói
Giấy in nhiệt trực tiếp (loại cho máy in tem cuộn, không cần mực) phủ một lớp hoá chất nhạy nhiệt — và lớp đó bắt đầu chuyển đen từ khoảng 70°C. Đó là lý do tem để quên trong cốp xe giữa trưa nắng tự ố đen dần, dù chẳng ai in đè lên nó.
Với xưởng in áo có máy ép nhiệt chạy 160–180°C, con số đó nghĩa là: tem nhiệt đi qua máy ép sẽ cháy đen toàn bộ trong vài giây — mã vạch, chữ, mất sạch. Đơn cần tem bám theo sản phẩm qua công đoạn ép? Dùng tem in mực laser/phun, hoặc đơn giản hơn: ép xong rồi mới dán tem. Ai từng mất cả lô tem vì xếp thùng hàng cạnh máy ép sẽ hiểu vì sao mục này tồn tại.
